Privacyverklaring
Om je te kunnen inschrijven voor de Xilent Disco Walk hebben we een paar gegevens van je nodig. Hieronder staat precies welke dat zijn, waarom we ze vragen, wie ze verder te zien krijgt en hoe je ze weer kwijt kunt. Geen juridisch jargon waar het niet hoeft.
Laatst bijgewerkt: 3 september 2026
Wie is verantwoordelijk
De Xilent Disco Walk wordt georganiseerd ten behoeve van hospice Xenia in Leiden. Verantwoordelijk voor de gegevens die via deze website worden verzameld is [ORGANISATIE, JURIDISCHE NAAM TBC], [POSTADRES TBC], KvK [KVK TBC].
Heb je een vraag over je gegevens, mail dan naar raymondkerkvliet@xeniahospice.nl.
Wat we van je vragen, en waarom
Als je je inschrijft
- Je naam. Om je bij de start op de deelnemerslijst te kunnen vinden.
- Je e-mailadres. Om je de bevestiging te sturen en je te kunnen bereiken als er iets verandert aan de wandeling.
- Het aantal deelnemers waarvoor je inschrijft.
- Welke trui je koos en in welke maat, als je een sweater of hoodie besteld hebt. Anders weten we niet wat we voor je moeten klaarleggen.
- Het bedrag dat je betaalde, en of daar een extra donatie bij zat.
- Of je een actiepagina wilt om sponsorgeld op te halen.
Meer vragen we niet. Geen adres, geen telefoonnummer, geen geboortedatum.
Als je doneert zonder mee te lopen
- Je e-mailadres, voor de betaling.
- Voor wie je geeft, als je dat zelf invult. Dat veld is optioneel en je mag het leeg laten.
Losse donaties slaan we niet op in onze eigen administratie. Die staan alleen bij onze betaaldienst.
Je betaling
Betalen gaat via Mollie. Je maakt de betaling af in je eigen bankomgeving, dus wij zien je rekeningnummer, pincode of inloggegevens nooit. Wij bewaren van de betaling alleen het kenmerk dat Mollie eraan geeft, het bedrag en of hij gelukt is.
Foto's en video tijdens het evenement
Tijdens de wandeling worden foto's en mogelijk video-opnamen gemaakt. Die gebruiken we om een verslag van de avond te maken en om een volgende editie onder de aandacht te brengen, bijvoorbeeld op deze website, op de website van Xenia en op sociale media.
Wil je niet op de foto? Zeg het bij de start tegen iemand van de organisatie, dan houden we daar rekening mee. Sta je er toch op en wil je dat niet, mail dan naar raymondkerkvliet@xeniahospice.nl. We halen de foto dan weg. Je hoeft daar geen reden voor te geven.
Bij foto's van kinderen zijn we extra voorzichtig. Bepaal je als ouder of begeleider dat je je kind er niet op wilt, geef dat dan bij de start aan.
Bezoekcijfers van de website
We meten hoeveel mensen de site bezoeken en hoe snel de pagina's laden, via Vercel Analytics en Speed Insights. Dat werkt zonder cookies en zonder je over andere websites te volgen. We zien aantallen en welke pagina's bekeken worden, geen individuele bezoekers.
Waarom we dit mogen bewaren
- Om de afspraak uit te voeren die je met ons maakt als je een startbewijs koopt. Zonder je naam en e-mailadres kunnen we je niet inschrijven.
- Omdat de wet dat eist. Voor de administratie van betalingen geldt een wettelijke bewaarplicht.
- Vanwege ons gerechtvaardigd belang bij een verslag van het evenement, voor de foto's. Je kunt daar bezwaar tegen maken, zie hierboven.
Wie je gegevens verder te zien krijgt
We verkopen niets en we geven niets weg voor reclame. Om de site te laten werken schakelen we een paar diensten in, die alleen mogen doen wat wij ze opdragen:
| Dienst | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Mollie | de betaling | Nederland |
| Supabase | de database met inschrijvingen | Ierland |
| Resend | het versturen van de bevestigingsmail | Europese Unie |
| Vercel | de website zelf en de bezoekcijfers | Europese Unie |
Binnen de organisatie kunnen alleen de mensen die de wandeling regelen bij de deelnemerslijst. Die pagina zit achter een inlog per e-mailadres, en alleen adressen die daarvoor zijn aangezet komen erin.
Hoe lang we het bewaren
De gegevens van je inschrijving bewaren we tot na het evenement, zodat we de deelnemerslijst en de afhaallijst kunnen gebruiken en achteraf vragen kunnen beantwoorden. Daarna verwijderen we ze, met uitzondering van wat we voor de financiële administratie wettelijk moeten bewaren.
Nog vast te stellen: [BEWAARTERMIJN TBC]. Deze termijn wordt door de organisatie bepaald en hier vermeld voordat het evenement plaatsvindt.
Wat je zelf kunt doen
Je hebt het recht om:
- te zien welke gegevens we van je hebben;
- ze te laten verbeteren als er iets fout staat, bijvoorbeeld een verkeerd gespelde naam;
- ze te laten verwijderen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
- bezwaar te maken tegen het gebruik van een foto waar jij op staat;
- een kopie te vragen van wat je hebt ingevuld.
Eén mail naar raymondkerkvliet@xeniahospice.nl is genoeg. We reageren binnen een maand.
Cookies
Op deze website staan geen cookies voor advertenties of om je te volgen. Er is daarom ook geen cookiemelding die je weg moet klikken.
Er is één cookie, en die krijg je alleen als je inlogt op de organisatiepagina. Die heet org_sessie, houdt je twaalf uur ingelogd en is zo ingesteld dat JavaScript op de pagina er niet bij kan. Loop je gewoon de site door of schrijf je je in, dan krijg je hem niet.
Een klacht
Ben je niet tevreden met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons eerst weten, dan lossen we het op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder.
Wijzigingen
Verandert er iets aan hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze pagina aan en zetten we een nieuwe datum bovenaan.